Quản trị Vận hành & Hỗ trợ Điều hành – 30%
- Làm đầu mối trung tâm tiếp nhận, liên kết và tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban chức năng (Kinh doanh, Kế toán, Vận tải) nhằm xây dựng hệ thống Báo cáo Quản lý Tài sản và Báo cáo Quản trị Rủi ro hoạt động định kỳ gửi Tập đoàn đúng hạn.
- Thư ký cuộc họp chi nhánh, ghi chép biên bản chiến lược họp BSC-KPI; thay mặt Giám đốc theo dõi, đôn đốc tiến độ công việc chéo và thực hiện kết luận chỉ đạo của các bộ phận.
- Thay mặt Giám đốc thực hiện công tác đối ngoại, làm việc với cơ quan chức năng nhà nước tại địa phương và xử lý các vụ việc hành chính theo ủy quyền.
Quản lý Hành chính & Hậu cần Văn phòng Toàn diện – 20%
- Chịu trách nhiệm trưởng quản, duy trì toàn bộ cơ sở vật chất văn phòng chi nhánh đảm bảo môi trường làm việc chuẩn mực theo tiêu chuẩn 5S và các nguyên tắc văn hóa Tập đoàn.
- Quản lý con dấu nghiêm ngặt, lưu trữ hệ thống công văn đi/đến, hồ sơ pháp lý công ty, biên bản họp.
- Xây dựng kế hoạch, tối ưu hóa ngân sách hành chính định kỳ (Internet, cây xanh, nước uống, VPP, công cụ dụng cụ, vé máy bay…). Hợp lý hóa quy trình qua việc ký kết/khoán trọn gói với các nhà cung cấp dịch vụ uy tín.
- Quản lý, kiểm soát ngày công và hoạt động của đội ngũ phụ trợ (tạp vụ, lái xe văn phòng).
Quản trị Nhân sự & Quan hệ Lao động – 15%
- Quản lý biến động nhân sự (tăng/giảm, điều chuyển), lưu trữ và bảo mật hồ sơ nhân sự; kiểm soát thời hạn HĐLĐ, quỹ phép năm của CBNV trên hệ thống quản trị Lemon.
- Hướng dẫn, triển khai kịp thời các chính sách nhân sự từ Tập đoàn, quy trình ủy quyền DOA, chủ trì cập nhật và lưu trữ hệ thống SĐTC/MTCV/MTCN khi có thay đổi.
- Phối hợp với Ban Giám đốc và HR Tập đoàn xử lý các vụ việc quan hệ lao động, kỷ luật lao động và xây dựng các chương trình nội bộ nhằm nâng cao sự gắn kết của CBNV.
C&B, Bảo hiểm & Phúc lợi Chi nhánh – 25%
- Thực hiện công tác đối soát dữ liệu, chấm công hàng tháng trên hệ thống Lemon và file Excel điều hành.
- Đầu mối thực hiện thủ tục trích nộp BHXH (qua phần mềm iBHXH) với cơ quan BHXH Quận Hải Châu và Bảo hiểm sức khỏe Bảo Minh theo đúng chính sách định kỳ của Tập đoàn.
- Tiếp nhận dữ liệu số chuyến/km vận hành thô từ bộ phận Điều phối xe, tiến hành đối soát, áp giá đơn giá định mức để tính toán lương chuyến đội xe; tích hợp lập bảng lương tổng hợp chi nhánh chính xác, bảo mật trên hệ thống Lemon và phối hợp ngân hàng giải ngân chi lương.
- Tổ chức triển khai các chương trình phúc lợi nội bộ (du lịch, quà tặng các dịp Lễ/Tết…) theo đúng ngân sách phê duyệt.
Tuyển dụng & Đào tạo Phát triển – 10%
- Triển khai quy trình đăng tuyển nhân sự trên các kênh tuyển dụng uy tín (VietnamWorks, TopCV…), thực hiện sàng lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn và chủ trì công tác tiếp nhận nhân viên mới (onboarding)
- Hỗ trợ triển khai các chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo nội bộ khi có phát sinh; chia sẻ tài liệu văn hóa doanh nghiệp, đăng ký khóa học trên Sharepoint.
- Phối hợp cùng IRPR tập đoàn tổ chức công tác truyền thông theo yêu cầu chung, chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức công tác truyền thông các hoạt động tại đơn vị GCC.
