Nhân viên Hành chính

Địa điểm làm việc

Cảng Gemalink - Ấp Tân Lộc, Phường Phước Hòa, Thị Xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu (GEMALINK TERMINAL)

Kinh nghiệm

1 năm

Giới tính

Không yêu cầu

Hạn nộp

31/07/2025

Ứng tuyển ngay

Địa điểm làm việc:

Văn phòng Gemalink: tầng 18, số 6 Lê Thánh Tôn, Quận 1, TP HCM.

Mô tả công việc:

Trợ lý cho Tổng Giám Đốc/ Phó Tổng Giám Đốc trong:

Quản lý lịch hẹn và tự sắp xếp các cuộc hẹn cho Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc
Trực tiếp chuẩn bị các hồ sơ như chương trình làm việc và biên bản các cuộc họp của công ty
Phụ trách công việc liên quan đến các chuyến công tác cho Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán/ đề nghị tạm ứng/ hoàn ứng
Đăng ký hội nghị, hội thảo và sự kiện đặc biệt cho Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc
Đảm bảo giao tiếo hiệu quả với các bên liên quan và với các Trưởng phòng nội bộ cũng như nhân viên để theo dõi các thắc mắc, thời hạn, yêu cầu và chức năng đặc biệt theo hướng dẫn của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc
Dịch báo cáo và tài liệu; phiên dịch trong các cuộc họp và thảo luận chuyên môn
Các nhiệm vụ phát sinh khác

Các công việc hành chính:

Trình tài liệu cho Chủ tịch HĐQT/ Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc để phê duyệt
Trợ giúp và hỗ trợ đối với khách đến văn phòng HCM
Phụ trách các chuyến công tác cho cấp Cán bộ quản lý trở lên, bao gồm visa, vé máy bay, đặt khách sạn và thuê xe
Chuẩn bị xin visa cho khách (nếu có yêu cầu) và theo dõi để đảm bảo rằng chúng đã được xử lý
Làm thủ tục cấp Visa, Giấy phép lao động, Thẻ Tạm trú cho người nước ngoài; Giấy ĐKKD, sao y công chứng
Tổng hợp các đề xuất và đặt mua sắm văn phòng phẩm, công cụ văn phòng và các vật tư khác từ các phòng ban ở HCM
Thủ quỹ tiền mặt cho các khoản chi đột xuất tại VPHCM
Chuyển phát nhanh (Viettel VP HCM) các chứng từ nếu có yêu cầu. Nhận hồ sơ chứng từ từ Cảng GML – VP HCM – Cảng GML
Đặt xe di chuyển hàng ngày VP HCM – Cảng GML – VP HCM
Đặt cơm trưa, xác nhận số lượng cơm cho VP HCM và tổng hợp vào cuối tháng
Thu hộ điện nước của nhà thầu, Mobifone
Xác nhận sản lượng và Thanh toán chi phí văn phòng, điện, nước, điện thoại cố định, điện thoại hotline, điện thoại BGĐ, internet, chuyển phát nhanh
Các công tác hành chính VP HCM như Khám SK định kỳ, thông báo may Đồng phục, thông báo tòa nhà CJ, …
Các thủ tục thanh toán chi phí hành chính như hoa, bánh, đồ uống, … tại VP HCM