Sau một thời gian ngắn triển khai, chương trình 5S tại Gemadept từ các phòng ban HO đến các đơn vị/chi nhánh toàn Tập đoàn đã cho thấy hiệu quả bất ngờ với một môi trường làm việc được cải thiện rõ rệt: ngăn nắp, gọn sàng, sạch đẹp tạo ra sự an toàn, thuận tiện, hiệu quả hơn trong công việc và góp phần tạo một hình ảnh chuyên nghiệp của người CBCNV Gemadept.
Nhận thức được chương trình 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu đối với mọi người, dễ thực hiện và ít tốn kém chi phí nhưng hiệu quả thu được lại rất lớn nên trong Nghị quyết HNSXKD 2018 của Tập đoàn đã xác định mục tiêu trọng tâm “Xây dựng môi trường làm việc Chuyên nghiệp và Hạnh phúc” hướng đến từng thành viên – CBCNV Gemadept làm sao thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong chính các hoạt động hàng ngày của mình. Và 5S chính là một công cụ hữu hiệu được BLĐ Tập đoàn lựa chọn để hiện thực hóa mục tiêu Chuyên nghiệp mà Gemadept hướng đến.
Từ những bước chuẩn bị kỹ càng về nguồn lực cũng như cách thức thực hiện, bên cạnh việc mời đơn vị tư vấn kinh nghiệm & uy tín cùng đồng hành triển khai, Tập đoàn đã quyết định thành lập Ban 5S để xây dựng chương trình triển khai 5S, cơ cấu tổ chức và quy định cụ thể trách nhiệm của các thành viên. Sau khi Ban 5S được thành lập, vào ngày 01/08/2018 Tập đoàn đã tổ chức Lễ Kick-off và đào tạo 5S để truyền thông cho CBCNV khối văn phòng tại 6 Lê Thánh Tôn. Tại đây, BLĐ Tập đoàn và Trưởng các phòng ban, đơn vị HO đã thể hiện sự quyết tâm và cam kết thực hiện, triển khai theo kế hoạch 5S đã ban hành. Tiếp nối ngay sau đó, kế hoạch 5S đã được Tập đoàn thống nhất triển khai nhân rộng ra các đơn vị thành viên/chi nhánh và đã được sự hưởng ứng tích cực của CBCNV các đơn vị Dung Quất, Cần Thơ, Đà Nẵng cũng như các đơn vị khối Cảng Hải Phòng.
Kế hoạch thực hiện chương trình 5S tại Tập đoàn Gemadept được chia thành 02 giai đoạn. Giai đoạn 1 từ tháng 08/2018 đến tháng 10/2018 đối với văn phòng HO và từ tháng 09/2018 đến tháng 12/2018 tại các đơn vị thành viên/chi nhánh. Trong giai đoạn này, chương trình 5S tập trung triển khai và thực hiện 3S cơ bản (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) trong toàn Tập đoàn. Sau đó có đánh giá, cải tiến thực hiện và đồng thời tiến hành triển khai giai đoạn 2 từ tháng 11/2018 đến tháng 12/2018 đối với văn phòng HO và từ tháng 01/2019 đến tháng 03/2019 tại các đơn vị thành viên/chi nhánh để tiếp tục hoàn thiện cả 5 mục tiêu của 5S. Khu vực triển khai 5S cũng được mở rộng từ khu vực văn phòng, sản xuất, kho đến hội trường, phòng họp, nhà ăn, phòng nghỉ của bảo vệ, công nhân khối hiện trường…
Cùng với sự chỉ đạo sát sao của Ban 5S và sự nỗ lực, quyết tâm của CBCNV tại các phòng ban, đơn vị/chi nhánh toàn Tập đoàn, đến nay, Gemadept đã triển khai thành công chương trình 5S với những kết quả khả quan từ 3 đợt đánh giá nghiêm ngặt. Sau các đợt đánh giá đều ghi nhận những chuyển biến, thay đổi tích cực tại các phòng ban, đơn vị/chi nhánh chỉ trong một thời gian ngắn như: khu vực làm việc cá nhân đã gọn gàng hơn, hồ sơ, tài liệu đã được sàng lọc, sắp xếp hợp lý hơn, duy trì trạng thái sẵn sàng khi dùng đến; phòng làm việc được trang trí hình ảnh, cây xanh… nên tạo cảm giác thoải mái, vui vẻ cho CBCNV; khu vực sản xuất được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ giúp nâng cao chất lượng hoạt động. Bên cạnh đó, hiệu quả lớn hơn đạt được là giúp nâng cao ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm của CBCNV. Đến với Gemadept ngày hôm nay, từ văn phòng đến nhà kho hay bến cảng, đều có thể cảm nhận những không gian làm việc đẹp đẽ, gọn gàng và tạo hiệu quả tinh thần tươi đẹp cho người làm việc. Rất nhiều không gian đẹp với cây xanh tạo cảm giác thân thiện gần gũi cho khách hàng đến giao dịch. Con người Gemadept cũng trở nên gọn gàng, đẹp đẽ với nụ cười trên môi và tác phong nhanh nhẹn, sẵn sàng trong vị trí. 5S của Gemadept không chỉ thể hiện trong giờ làm việc, tại các phòng ban, đơn vị/chi nhánh của Tập đoàn, mà ngay cả trong các hoạt động ngoại khóa, chương trình xã hội hướng đến cộng đồng, các hoạt động teambuilding tập thể, các CBCNV Gemadept vẫn giữ gìn và tuân thủ những yêu cầu của 5S về tác phong, tinh thần và sự đồng lòng, đúng theo khẩu hiệu đề ra: “Gemadept Gắn kết – Đồng hành – Tận tâm và Trách nhiệm”!
Sau mỗi đợt đánh giá, các phòng ban, đơn vị thực hiện tốt 5S cũng đã được tuyên dương và khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khích lệ để tích cực duy trì, cải tiến hơn nữa chương trình.
Bên cạnh những kết quả đạt được, Ban 5S Tập đoàn cũng nhận thấy vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục như: nhiều vật dụng, thiết bị dư thừa, chưa được sàng lọc hết; nhiều hộp, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, chưa có danh mục hoặccó danh mục nhưng đựng, chứa các hồ sơ, tài liệu với nội dung, thứ tự không đúng với danh mục;…
Trong thời gian tới, để tiếp tục hoàn thiện và phát triển chương trình 5S tại Tập đoàn, Gemadept đề ra các giải pháp ở tất cả các cấp như: Lãnh đạo các phòng ban/đơn vị/chi nhánh phải quyết liệt hơn nữa trong việc thực hiện chương trình 5S; Trưởng/Phó các phòng ban,đơn vị chủ động và tăng cường trong việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện chương trình 5S của bộ phận mình; Ban 5S thực hiện kiểm tra, đánh giá đột xuất chương trình 5S: 1 lần/tháng/phòng ban…
Có thể thấy chương trình 5S tại Gemadept đã được triển khai tích cực và bước đầu gặt hái những thành công đáng kể, làm thay đổi bộ mặt của Tập đoàn cũng ý thức của người lao động, tạo nên nét đẹp văn hóa công sở riêng biệt và hiệu quả. Trong thời gian tới Gemadept tiếp tục duy trì, cải tiến chương trình 5S như một hình thức quản trị mới, để 5S thực sự thấm nhuần vào nhận thức và là hành động thiết thực trong mỗi CBCNV Tập đoàn.
